來源：簡書?起今知行（授權(quán)轉(zhuǎn)載）

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以中文為宋體和英文及數(shù)字為Times New Roman為例，操作如下：

1.在Word里按下快捷鍵Ctrl+D打開字體對話框，進行相應(yīng)的設(shè)置，設(shè)置好后點擊確定。不要點“默認(rèn)”，因為默認(rèn)可能不符合我們的要求。

題外話：其實這個和Word沒有多大的關(guān)系，高效輸入是在搜狗輸入法里設(shè)置的，但是由于一直在Word里用它，所以就放在這里。

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撰寫論文的過程中經(jīng)常要重復(fù)輸入常用的專業(yè)術(shù)語、化學(xué)式，使用的材料，這些常用的術(shù)語短的話還好說，直接輸入就行了，但是如果較長的話還一個個敲入嗎？

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No！太慢了，用搜狗的自定義短語??！

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按幾個字母就可以快捷輸入，甚至是常用的一段話也可以。比如，在自己電腦上依次按下i和c兩個字母，再敲一下空格，In-Situ Al-15%Mg₂Si Composites就一下子輸入了。是不是很效率呢？

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如何設(shè)置呢？具體操作如下：

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1. 在搜狗拼音輸入法的顯示條上單擊右鍵，選擇”設(shè)置屬性”（也可以按下快捷鍵Ctrl+Shift+M后再按下p）

2. 選擇“高級”菜單，然后按下“自定義短語設(shè)置”

3. 在彈出的對話框中選擇“添加新定義”

4. 把你常用的短語輸入進去，然后確定一個簡寫，比如上面的這個簡寫就是i和c兩個字母。

搜狗自定義短語屬于有它的局限，注意到了嗎？化學(xué)式Mg₂Si有下標(biāo)啊，是要選中數(shù)字2然后按快捷鍵Ctrl和+嗎？如果一兩個需要設(shè)置下角標(biāo)的話是可以這樣設(shè)置的，但論文那么長，一個個這樣重復(fù)操作嗎？

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No！人會崩潰的！使用宏命令??！

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一次性替換所有的角標(biāo)?。∩辖菢?biāo)也是支持的。具體操作方法：

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1. 把下面的宏命令代碼復(fù)制到word宏命令里面，保存；

2. 設(shè)置好一組化學(xué)式的角標(biāo)，復(fù)制；

3. 運行宏命令，確定，在彈出的查找和替換的對話框中，按下Shift+insert鍵；

4. 左鍵單擊查找下一個，找到后，左鍵單擊取消，在彈出的“文本與格式替換”對話框中，選擇是，全部替換。

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宏命令代碼如下：

Sub fdpst()
‘
‘ fdpst Macro
‘ 宏創(chuàng)建于2015年5月9日14:13:04
msg1 = MsgBox(“你會用該宏命令嗎? 如果不會，請按【否(N)】按鈕，否則會損壞你的文件！若要使用該宏命令，請詢問使用方法。繼續(xù)執(zhí)行該命令嗎?”, 52, “謹(jǐn)慎！?。?#8221;)

With ActiveDocument.Bookmarks
.Add Range:=Selection.Range, Name:=”Note”
.DefaultSorting = wdSortByName
.ShowHidden = False
End With
If msg1 = 6 Then
With Dialogs(wdDialogEditFind)
.Find = “”
.Show
End With
If Selection.Find.Found = True Then
allpaste = MsgBox(“全部替換嗎？”, 35, “文本與格式替換”)
If allpaste = 2 Then
Exit Sub
ElseIf allpaste = 6 Then
While Selection.Find.Found = True
Selection.Paste
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
ElseIf allpaste = 7 Then
While Selection.Find.Found = True
msg2 = MsgBox(“替換嗎？”, 3, “文本與格式替換”)
Select Case msg2
Case 2: Exit Sub

Case 6: Selection.Paste
End Select
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
End If
End If
End If
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=”Note”
ActiveDocument.Bookmarks(“Note”).Delete
End Sub

論文中可能需要插入大量的圖片，如果一個個插入調(diào)整的話，很難保證獲得同樣尺寸的圖片。比如左邊的三幅圖片尺寸不一致，如何一次性把它變成右圖一樣尺寸呢？

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還是宏命令！

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圖片（隨便找的圖片，大家學(xué)會方法就可以）的高度和寬度可以調(diào)整，只需要更改相應(yīng)的數(shù)字就可以了。

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1. 把下面的宏命令代碼復(fù)制到宏命令里面，保存；?

2. 插入全部圖片，全選，運行宏命令。

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宏命令代碼如下：

Sub setpicsize() ‘設(shè)置圖片尺寸
Dim n ‘圖片個數(shù)
On Error Resume Next ‘忽略錯誤
For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count ‘InlineShapes 類型 圖片
ActiveDocument.InlineShapes(n).Height = 7.39 * 28.35 ‘設(shè)置圖片高度為 5cm （1cm等于28.35px）
ActiveDocument.InlineShapes(n).Width = 9.86 * 28.35 ?‘設(shè)置圖片寬度 6.3cm
Next n
End Sub

說明：這種方法只會改變圖片的尺寸，不會更改圖片所占用的空間大小。

上面說到了批量更改圖片尺寸的方法，對于一次性設(shè)置圖片大小是非常的好用。而在寫論文的時候，還有另外一個問題，就是在圖片的下面需要加入圖1-1、圖1-2……等等的編號。如何加入這種編號呢？

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一個個敲入是一種方法，但這種方法首先是不夠效率；其次，如果發(fā)現(xiàn)少了一張圖的話或者之后再需要補充圖片的話，后面的編號都要進行相應(yīng)的更改，一旦圖片較多，更改就變得十分的繁瑣。比如我們希望在補充圖片后，后面的編號可以自動的更新過來，而不用我們一個個去更改。那有沒有好一點的辦法解決呢？答案是肯定的！看看下面的圖形，怎么讓它自動生成呢？

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這個和后面插入文獻的思路是一樣的，不過這個用到的是題注，利用題注來進行自動編號，編號的好處是，如果中間有增減圖片，后面的編號可以自動更新而不用一個個去調(diào)整。具體的操作如下：

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1.選中圖片，選擇引用，選擇插入題注（或單擊右鍵，選擇插入題注），打開題注對話框；
2.選擇新建標(biāo)簽，設(shè)定標(biāo)簽名稱，比如，圖1-；選擇位置在所選項目下方，確定，就可以看到自動插入的題注編號了；如果想要顯示章節(jié)的編號，可以打開編號，勾選包含章節(jié)號即可。

3.如果要增減圖片，可以全選圖片，然后按F9刷新。
4.需要引用的話，可以選中圖1-1，把它做成一個書簽，設(shè)定書簽的名稱，再在需要引用的地方依次選擇引用—交叉引用

這樣插入題注是很方便的，如果需要批量處理，請移步《快速給批量圖片插入編號》，迪斌仔。此外，還有兩點需要注意：

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• 默認(rèn)的字體通常是黑體，不符合我們要求，所以要更改字體。方法是：選擇樣式，在題注處右鍵，選擇修改，然后按照前面設(shè)置字體的方法進行設(shè)置即可。

• 要使用題注的話全部使用題注！千萬不要一會手動輸入一會又使用題注！否則，到最后題注沒法自動正確更新。

千萬千萬不要手動一個個輸入！

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插入?yún)⒖嘉墨I的方式有多種，這里先介紹兩種簡單快捷的插入方式，比起手工輸入，效率很多。

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方法一：Word引用+谷歌學(xué)術(shù)（百度學(xué)術(shù)）

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這種方法是先找到參考文獻然后復(fù)制到Word里面。適用于沒有安裝第三方文獻管理軟件場合。

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1.? 在谷歌學(xué)術(shù)（不能翻墻的話也可以考慮用百度學(xué)術(shù)）里找到想要引用的文獻，左鍵點擊引用，復(fù)制參考文獻；?

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2. 到Word里，把光標(biāo)放到想要插入?yún)⒖嘉墨I的位置，選擇引用，單擊插入尾注，選擇性粘貼。（選擇性粘貼次數(shù)多的話可以考慮制定一個快捷鍵，方法：工具－自定義－命令－鍵盤，找到EditPasteSpecial，指定快捷鍵）

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方法二：第三方文獻管理軟件，EndNote

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如果安裝第三方軟件，插入文獻就變得非常方便。這里推薦使用EndNote第三方文件管理軟件。

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下載安裝好后，在Word里面就有EndNote的加載項，如果沒有顯示的話，看看這里：《Word中沒有出現(xiàn)EndNote工具條的一般解決方案》，于鍵。然后在Word里面直接點擊“Insert Citation”，找到想要插入的參考文獻即可，效果如下：

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前面說到了文獻的插入方式，第一種是以尾注的方式插入，以尾注插入?yún)⒖嘉墨I有幾點需要注意：

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1. 尾注不是用數(shù)字標(biāo)注的怎么更改？

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1.打開腳注和尾注對話框；把編號格式換成數(shù)字。

2. 出現(xiàn)的分隔符如何刪除？

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以尾注的方式插入?yún)⒖嘉墨I會多出一條分隔符，而分隔符不是我們想要的，那么就應(yīng)該刪除，而直接刪除是刪除不了的，那怎么刪除呢？具體操作：

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1. 把Word切換成普通視圖；

2. 單擊引用，選擇顯示備注，在尾注里，刪除所有分隔符。

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3. 如何給尾注的數(shù)字編號一次性添加[ ]

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尾注插入通常只有數(shù)字編號，但是，論文要求編號外面有[ ]，也就是不符合我們的要求，那該怎么辦？如下圖，如何把左邊不帶方框的變成右邊的帶有方框的格式？

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要不要一個個加呢？當(dāng)然不要！我們所遇到的問題，別人都基本遇到過了，大多數(shù)的問題已經(jīng)被解決了，去學(xué)習(xí)就好了。千萬不要去做搬運工！一個個添加，累不壞才怪。具體的操作其實是非常的簡單，就是一個查找和替換，瞬間解決。

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1. Ctrl+H，打開查找和替換，在查找里輸入尾注標(biāo)記^e，然后全部替換為[ ^&]。
   注意：^e是尾注標(biāo)記，如果全部使用的是腳注就換成^f。

1. 嘗試使用宏命令

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宏命令的強大之處不必再次強調(diào)。但問題是，不懂代碼怎么用呢？那就錄制宏命令！比如自己就錄入了一個宏命令，只要按下快捷鍵Ctrl+Y就直接在Word里面輸入了Mg₂
Si。錄制的宏命令代碼如下：

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Sub Mg2Si()
‘
‘ Mg2Si 宏
‘ 快捷鍵Ctrl+Y
‘ 鍵盤 ?指定
Selection.TypeText Text:=”Mg”
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:=”2″
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:=”Si”
End Sub

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2. 如何插入公式？

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對工科來說，繁雜的公式是必不可少的，尤其是在數(shù)據(jù)分析的時候，經(jīng)常會需要插入一些公式，進行推理論證，那如何插入公式呢？操作也不難：

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1. 插入－對象－對象，打開對象對話框，選擇公式，輸入相應(yīng)的公式即可。

3. 隨時Ctrl+S，保持云同步

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撰寫通常在Word里面進行，為了保險起見，需要注意這兩點：隨時保存和云同步。

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自己有一次在寫作的時候沒有及時保存，由于操作又比較快，所以寫了半個多小時的東西全沒了，心疼的很，最后又再補，幸虧內(nèi)容不太多。所以你們要吸取個人的教訓(xùn)。

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另外，建議寫作的時候，每一章建立一個文件夾，先單獨寫每一章，最后合并，調(diào)整格式。然后配合著云同步（同步的工具選用百度云盤就可以，一是空間大，二是同步五個文件夾，足夠用了），把重要的資料全部同步到云端，一來，保證文件不會丟失；二來特殊緊急情況沒有電腦的時候，去網(wǎng)吧也可以下載修改。

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這一點也是自己的一點經(jīng)驗。有一次在外地，導(dǎo)師臨時交代一點事情，非常急，自己又沒有帶電腦，多虧同步到云端了啊，才沒有造成什么損失。

大多數(shù)的工作都是在Word里面完成的，所以要用好Word。

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這些小的技巧幾分鐘就可以學(xué)會，可以節(jié)省大量的時間和精力，提高寫作的效率。