將光標(biāo)定位于 word 文檔中將要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的位置，按“插入/ 引用/腳注和尾注”。出現(xiàn)一 菜單，選擇“尾注”，“文檔結(jié)尾”，編號格為“1,2,3”。按“插入”按鈕。

這時你會發(fā)現(xiàn)文本中的序號“1”字是上標(biāo)格式的，這是你所希望的。但尾注中的“1”也是上標(biāo)格式的，這不是你希望的。其余的格式也不合你愿，別急。用鼠標(biāo)在 最左側(cè)處選中尾注中的序號“1”，按快捷鍵“ctrl+shift+= ”就可以使序號不再是上標(biāo)，或用鼠標(biāo)右擊，出現(xiàn)一菜單，選擇“字體”，在第二張菜單 ? 中去掉“效果”欄中“上標(biāo)”前面的“√”。

序號周圍有似隱似現(xiàn)的框，這表示所插入手稿的尾注是一種“域”，不必理會它。 ? ??

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插入第二個尾注的方法是同樣的。Word 會根據(jù)所在位置的前后自動排序。 ??

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在第一個參考文獻(xiàn)的前面有一條橫線，你會發(fā)現(xiàn)無法刪除，它叫“尾注分隔符”。 ??

我們一般的編輯界面叫“頁面視圖” ? ，選擇“視圖/普通”進(jìn)入普通視圖。?

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按“視圖/腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下面的編輯框是尾注編輯框。 ? ??

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選擇尾注編輯框中的“尾注”下拉框，選擇“尾注分隔符”，出現(xiàn)一條橫線，選擇該橫線，刪除它，再選擇“尾注延續(xù)分隔符”，也會出現(xiàn)一條橫線(這是尾注分頁時會出現(xiàn)的很長的橫線)，選擇該橫線，刪除它。關(guān)閉后，再按“視圖/頁面”切換回來。 ?

當(dāng)你在文檔中第 N(N>=2)次引用前面文檔曾經(jīng)引用過的文獻(xiàn)時，這時宜采用“交叉引用”。??

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方法：按“插入/ 引用/交叉引用”，出現(xiàn)一菜單， ?在引用類型中選擇“尾注”，引用內(nèi)容為 “尾注編號”，這時在菜單中會出現(xiàn)你曾經(jīng)編寫過的所有尾注，選擇你需要的，按“插入” 按鈕即完成交叉引用了。? ? ?

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(注：若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注，這時后繼的尾注會自動更新編號，但交叉 引用不會自動更新。怎么辦？按“ctrl+A ”選擇所有內(nèi)容后，按“F9”鍵就可以完成手動更 新。) ?

大家是否注意到，在 Word ?中將文檔分成兩欄，然后再插入頁碼時，每頁兩欄只有一個頁碼。??

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然而，在實際應(yīng)用中，我們需要兩欄各有一個頁碼，例如在打試卷、文件等時，一般都是將紙張大小設(shè)置成 8 開紙，然后在文檔中分成兩欄，我們要求左右兩欄各有一個頁碼，而且頁碼是連續(xù)的，那么用傳統(tǒng)的調(diào)入頁碼方法將不能實現(xiàn)。其實，Word 可以自動在兩欄中都 插入頁碼。? ? ?

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（1） 將文檔的欄數(shù)設(shè)置成一欄。點擊菜單“格式”—“分欄”，在彈出的對話框中如果顯示的不是一欄，那么把它設(shè)置成一欄。? ??

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（2） 接下來進(jìn)行頁面設(shè)置。選擇“文件”— “頁面設(shè)置”，將紙張大小設(shè)置成所希望的大小，例如 8 開紙設(shè)置成：寬 38cm，高 26.5cm，然后把“方向”設(shè)置成橫向。點擊“頁邊距”標(biāo)簽，將上、下、左、右各自設(shè)置好，在將“拼頁”選中。? ??

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（3） ?選擇“插入”— “頁碼”，在“頁碼”對話框中設(shè)置好頁碼的“位置”— “對齊方式”。確認(rèn)“首頁顯示頁碼”被選中。再點擊“格式”按鈕，設(shè)置好“數(shù)字格式”和“起始頁碼”，兩次點擊“確定”按鈕，即可。

大家都知道，Ctrl+Z 的作用是撤銷上一個操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z 還有特殊的作用：? ?

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先舉個例子，在沒有改變 Word ?缺省設(shè)置的情況下，Word ?會自主的加入項目編號，比如在空行中輸入：“1、Word ?寫論文”，系統(tǒng)會自動加功能其變?yōu)??項目編號的形式，回車后，在下一行添加了“2、”字樣。這時如果按 BackSpace 健，可以刪除第二段中的項目編號，并不能消除第一段中的項目編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時，Ctrl+Z 就發(fā)揮作用了。在輸入“1、Word 寫論文”敲回車后，順手按一下 ?Ctrl+Z，一切都 OK 了，第一行還是原來的樣子，一點都沒變。? ?

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原因：Word 有“自動更正”的功能，可以按照一些約定俗成的規(guī)矩將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、Word 寫論文”并敲回車后，Word 做了兩件事，顯示換到下一行， ?然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问健Ｎ覀儼戳艘幌??Ctrl+Z，剛好取消了第二個操作，就像什么事都沒發(fā)生過一樣，“自動更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改。

便寫論文時，一般都會按照學(xué)校或?qū)煹囊?，?chuàng)建幾種樣式。如果想在其他文檔中也使用這幾個樣式，可以用下面的方法。打開一個包含這些樣式的文檔，選擇 “格式”菜單中的 “樣式”命令，在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。

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在“管理器”對話框中，打開的文檔中的一列樣式會顯示在左邊，Normal.dot?模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式， ?單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。單擊“關(guān)閉”按鈕。下次就可以從 Normal.dot 文檔中使用這些格式了。

在 Word 文檔中放置圖片，它會自動也一個可見的網(wǎng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。??

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雙擊該圖片并在“版式”選項卡中選擇某種環(huán)繞方式確定后，會發(fā)現(xiàn)位置往往不太如人意。?

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如 果 需 要 精 確 的 控 制 圖 片的 放 置 位 置 ， 可 以 在 按 住 Alt鍵的同時拖動對象到某具體位置，這種方式移動圖片對象時不是按照網(wǎng)格間距進(jìn)行移動的，從而達(dá)到精確定位圖片對象的目的。?

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（1）無尾注的參考文獻(xiàn)的排序? ??

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已經(jīng)介紹了如何使用尾注編排論文的參考文獻(xiàn)，再介紹一個沒有使用尾注的普通格式的參考文獻(xiàn)如何排序的問題。? ??

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? 1、將預(yù)排序的參考文獻(xiàn)全選，復(fù)制? ? ?

? 2、新建文檔，粘 ?貼，全選，表格菜單下拉后轉(zhuǎn)換中選“將文本轉(zhuǎn)換成表格”? ? ?

? 3、表格菜單中選排序? ? ?

? 4 、再次將表格轉(zhuǎn)換成文本，全選，復(fù)制，回原文檔粘貼，ok ? ??

（2）如何自動生成英文目錄? ? ?

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用 word 寫學(xué)位論文可以自動生成中文目錄（當(dāng)然是指中文文檔），但不會自動生成英文目錄，蟲們只好手工一條一條敲入，格式也不統(tǒng)一，很痛苦吧，這里給各位介紹一個 word ?自動生成英文目錄的方法，請各位嘗試。 ? ??

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? 1、中文目錄生成無誤后，將論文取名另存一個新名。 ? ??

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? 2、在新文檔中將文檔中的 1、2、3 級標(biāo)題統(tǒng)統(tǒng)改為翻譯好的英文標(biāo)題。 ? ??

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? 3、在生成好的中文目錄上點擊右鍵，選更新域，選全部內(nèi)容更新。 ? ??

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? 4 、復(fù)制新生成的目錄，回原文檔中轉(zhuǎn)貼到合適的位置。?

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1、首先保證你的論文各級標(biāo)題都正確使用了樣式格式（如“前言”為一級標(biāo)題，選中后在 “樣式”窗口內(nèi)選擇“標(biāo)題 1”，“方法”為二級標(biāo)題，選擇“標(biāo)題 2 ”）。? ??

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2、使用“插入”菜單中的“引用”之“索引和目錄”，選擇“目錄”，取消“使用鏈接而不使用頁碼”，選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”，選擇合適的“制表符前導(dǎo)符”，選擇預(yù)顯示的目錄級別，在“修改”中選擇目錄中的字體和字號，確定后即可生成目錄。? ? ?

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3、每次變更內(nèi)容引起頁碼變化，可以直接在目錄上點右鍵，選更新域，選“更新頁碼”。若標(biāo)題有變化，選“更新內(nèi)容”。? ? ?

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4 、如果生成的目錄有很多非標(biāo)題的內(nèi)容，可以選擇這些內(nèi)容，在“樣式”窗口內(nèi)選擇“清除格式”。? ? ?

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5、生成目錄前，使用“視圖”中的“文檔結(jié)構(gòu)圖”，在文檔的左側(cè)會顯示你的文檔的大綱結(jié)構(gòu)，所有帶格式的標(biāo)題應(yīng)該完整地顯示，而且與目錄的三級標(biāo)題一致。只有文檔結(jié)構(gòu)圖完全理想無誤，才可以生成目錄。文檔結(jié)構(gòu)圖還可以用來迅速定位編輯部位，使用十分方便。?

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（3）巧用自動更正? ? ?

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寫論文時，常常用到英文大小寫轉(zhuǎn)換，十分不便。使用自動更正可以輕易解決這個問題。??

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? 1、菜單“工具”欄點擊“自動更正選項”。? ? ?

? 2、選中“鍵入時自動替換”? ? ?

? 3、在“替換”欄內(nèi)鍵入全部為小寫的英文，如“cdna ”? ? ?

? 4 、在“替換為”欄內(nèi)鍵入正確的大小寫的英文， ?如“cDNA ”。? ? ?

? 5、 確定，ok? ? ?

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如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word ?自動將其轉(zhuǎn)換成正確格式?？梢匀绱耸褂玫挠校篟APD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA 等等。??

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（4 ）給圖表加上自動排序的題注

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這樣再改變圖表位置或增刪圖表時就不必挨個修改圖表順序了，特別是文檔中引用圖或表時，要逐一更改序號是很麻煩的事。? ? ?

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1、選中圖或表，點擊右鍵，選題注? ? ?

2、“標(biāo)簽”欄內(nèi)若沒有“表”和“圖”標(biāo)簽（通常沒有，只有“圖表”標(biāo)簽），點擊“新建標(biāo)簽”按鈕，輸入“表”或“圖”。? ? ?

3、“位置”內(nèi)，如果是表，選“在所選項目上方”，若是圖，選“在所選項目下方”。? ? ?

4 、點擊“編號”按鈕，選擇“1、2、3……”格式，選中“包含章節(jié)”。? ? ?

5、確定后，在圖的下方或表的上方出現(xiàn)“圖？-？”或“表？- ？”，在其后可以輸入標(biāo)題內(nèi)容。標(biāo)題的字體、字號和與圖表的間距，可以在樣式中加以限定。? ? ?

6、 ?論文中引用到某圖或表時，可以在引用處插入“交叉引用”，即“插入菜單”- “引用” – ?“交叉引用”，在對話框中”引用類型”選“圖”或“表”，然后在“引 ?用內(nèi)容”中選“只有標(biāo)簽和編號”，選或不選“插入為超鏈接”，在“引用哪一個題注”框內(nèi)選中你要引用的圖或表即可。記住論文更改后全選，點右鍵，選“更新 ?域”，即可全部更新序號。? ? ?

7 、英文題注可以使用“交叉引用”的方法，然后手工將“表”替換為“table”,”?圖”替換為“Fig.” 。? ?

8、當(dāng)然，“交叉引用”還可以用在“標(biāo)題”、“尾注”、“公式”和“編號項”等內(nèi)容上，使得“見第幾章”“見***公式”等引用項都可以自動更新 。

由于各方面的原因，大家主要還是用 Microsoft ?word ?( 以下簡稱 Word)編輯論文。Word 在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強(qiáng)大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地 ?調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用 Word 的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下，拋塊磚。? ? ?

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原則: ? 內(nèi)容與表現(xiàn)分離? ? ?

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一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號 ?等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成，當(dāng)然他們之間會有一定交互。 ?word ?倡導(dǎo)一種所見即所得（WYSIWYG ）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)。可惜的是很多作者濫用 ?WYSIWYG ，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。

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本文所強(qiáng)調(diào)的“內(nèi)容與表現(xiàn)分離”的原則就是說文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容，所有與內(nèi)容無關(guān)的排版工作都交給 ?word ?去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V ?word 。

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因為 word 不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵谩?/span>

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主要建議如下：? ??

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1. ?一定要使用樣式，除了 Word 原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想 ?想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機(jī)會， ?如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word ? 自動生成各種目錄和索引。? ? ?

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2. ?一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第 x 章、如圖 x 所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪 ? 除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護(hù)。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成，但我另有建議，見 5 。

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3. ?一定不要自己敲空格來達(dá)到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調(diào)整段落的間距。? ? ?

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4. ?繪圖。統(tǒng)計圖建議使用 Execel 生成，框圖和流程圖建議使用 Visio 畫。如果不能忍受 Visio 對象復(fù)制到 Word ?的速度，還可以試試 ?SmardDraw ，功能不比Visio 弱，使用不比 Visio 難，速度卻快多了。如果使用 Word 的繪圖工具繪圖，最好以插入 Word ?圖片的方式，并適當(dāng)使用組合。??

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5. ?編輯數(shù)學(xué)公式建議使用 ? MathType5.0，其實 Word 集成的公式編輯器是它的 3.0 版。安裝 MathType 后，word 會增加一個菜單項，其功能一目了然。一定要使用 ? MathType ?的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。word ?正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。? ??

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6. ?參考文獻(xiàn)的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻(xiàn)，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參 ?考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯。Word 沒有提供管理參考文獻(xiàn)的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 ? Reference Manager，它與 Word 集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while?you write，簡稱 Cwyw ）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對參考文獻(xiàn)的引用編號也是自動生成和更新的。??

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這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯機(jī)會外，更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長遠(yuǎn)來說，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。類似軟件還有 Endnote 和 Biblioscape。Endnote 優(yōu)點在于可以將文獻(xiàn)列表導(dǎo)出到 BibTeX 格式，但功能沒有Reference Manager 強(qiáng)大?？上н@兩個軟件都不支持中文，據(jù)說 Biblioscape 對中文支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。

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7. 使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并設(shè)置當(dāng)前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。

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上述 7 點都是關(guān)于排版的建議，還是要強(qiáng)調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給 Word 去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學(xué)一下 Word 的幫助，因為 word ?早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。? ?

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我不懷疑 Word 的功能，但不相信其可靠性和穩(wěn)定性，經(jīng)常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習(xí)慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下：? ? ?

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8. 使用子文檔。學(xué)位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間，且不保險。

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9. 及時保存，設(shè)置自動保存，還有一有空就 ctrl+s 。??

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10. ?多做備份，不但 word ?不可靠，windows ?也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧 。? ?

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11. 插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。