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【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

內(nèi)容來源于Office職場(chǎng)訓(xùn)練營?”←?關(guān)注它

知乎用戶@志村雅木茶來說個(gè)故事。

當(dāng)年和我老婆談戀愛,一開始一直不冷不熱,直到有一天,我見她眉頭不展,便詢問何事。

曰:“工作好忙,來不及對(duì)數(shù)據(jù)?!保ㄋ谀惩ㄓ嵐咀鰯?shù)據(jù)稽核類工作)

仔細(xì)詢問教會(huì)她使用幾個(gè)函數(shù)與數(shù)據(jù)透視表以后,她的工作量降低了約三分之一。

于是就有時(shí)間和心情與我愉快地約會(huì)了。

再然后就成了孩子她媽了……

所以,你說 EXCEL 厲害不厲害

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

我們的 Resume 上通常都會(huì)寫著Proficient at Excel”,但是,你真的能達(dá)到投行、四大的標(biāo)準(zhǔn)么?

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

被人仰望的 Excel 大神

據(jù)說 Excel 牛逼的人,能用 Excel 畫圖。

比如這樣,閑著沒事給孩子玩著玩的世界地圖:

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還有為家里的愛寵設(shè)計(jì)屋頂:

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再或者這樣的熱圖分析:

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甚至用?VBA編寫游戲:

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

(圖片來自全球神回復(fù))

還有這張會(huì)呼吸的地圖顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時(shí)工作與宅的人口圖。利用條件格式與小方塊,地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個(gè) GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢?zāi)唤貓D:

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

是不是各種羨慕嫉妒恨

開始 YY 自己像大神一樣用 Excel 指點(diǎn)江山?

還是趕緊醒醒

摸摸你的鼠標(biāo)還在不在吧

大神也是要慢慢升級(jí)的

小白必備快捷鍵,效率提升80%

No.1:快速求和?用 “Alt + =”

Excel 的函數(shù)功能非常強(qiáng)悍,求和應(yīng)該是最常用到的函數(shù)之一了。只需要連續(xù)按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數(shù)字的和。

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No.2:快速選定不連續(xù)的單元格

按下組合鍵“Shift+F8”,激活“添加選定”模式,此時(shí)工作表下方的狀態(tài)欄中會(huì)顯示出“添加到所選內(nèi)容”字樣,以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定,而不必按住 Ctrl 鍵不放。

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

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No.3:改變數(shù)字格式

Excel 的快捷鍵并不是雜亂無章的,而是遵循了一定的邏輯。如果你想快速改變數(shù)字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數(shù)字加上美元符號(hào),因?yàn)榉?hào)$和數(shù)字4共用了同一個(gè)鍵。同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把數(shù)字改成百分比(%)的形式。

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

No.4:一鍵展現(xiàn)所有公式 “CTRL + ”

當(dāng)你試圖檢查數(shù)據(jù)里有沒有錯(cuò)誤時(shí),<CTRL + `>能夠一鍵讓數(shù)字背后的公式顯示出來?!癭”鍵就在數(shù)字1鍵的左邊。

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No.5:雙擊實(shí)現(xiàn)快速應(yīng)用函數(shù)

同一個(gè)函數(shù)就不用一個(gè)一個(gè)敲啦。當(dāng)你設(shè)置好了第一行單元格的函數(shù),只需要把光標(biāo)移動(dòng)到單元格的右下角,等到它變成一個(gè)小加號(hào)時(shí),雙擊,公式就會(huì)被應(yīng)用到這一列剩下的所有單元格里。這是不是比用鼠標(biāo)拖拉容易多了?!

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No.6:快速增加或刪除一列

對(duì)于那些整天要和 Excel 打交道的人來說,這個(gè)竅門或許能為你節(jié)省一點(diǎn)時(shí)間。當(dāng)你想快速插入一列時(shí),鍵入Ctrl + Shift +‘=’ (Shift + ‘=’其實(shí)就是+號(hào)啦)就能在你所選中那列的左邊插入一列,而Ctrl + ‘-‘(減號(hào))就能刪除你所選中的一列

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No.7:用 F4鎖定單元格

在 Excel 里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時(shí)候,有時(shí)候你希望你引用的單元格下拉時(shí)隨之變化,也有時(shí)候你并不這么想。當(dāng)你要“絕對(duì)引用”——也就是鎖定單元格的時(shí)候,你必須在行列前加$符號(hào)。想手動(dòng)去打這些美元符號(hào)?簡(jiǎn)直是瘋了。

其實(shí)有一個(gè)簡(jiǎn)單的技巧,就是在你選定單元格之后,按 F4鍵輸入美元符號(hào)并鎖定。如果你繼續(xù)按 F4,則會(huì)向后挨個(gè)循環(huán):鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

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函數(shù),工具篇,大神修煉必經(jīng)

函數(shù)是 Excel 中最重要的分析工具,面對(duì)400多個(gè) Excel 函數(shù)新手應(yīng)該從哪里入手呢?下面是實(shí)際工作中最常用:兩個(gè)函數(shù)和一個(gè)工具

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No.1:Vlookup 函數(shù)

Vlookup 干啥用的?數(shù)據(jù)查找、表格核對(duì)、表格合并。簡(jiǎn)單講,Vlookup 是一個(gè)查找函數(shù),給定一個(gè)查找的目標(biāo),它就能從指定的查找區(qū)域中查找返回想要查找到的值。

Vlookup 基本公式 VLOOKUP(查找目標(biāo),查找范圍,返回值的列數(shù),精確 OR 模糊查找)

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No.2:Sumif 和 Countif 函數(shù)

按條件求和,按條件計(jì)數(shù),很多復(fù)雜的數(shù)據(jù)核對(duì)也需要用到這2個(gè)函數(shù)。

·???????Sumif(判斷區(qū)域,條件,求和區(qū)域)

·???????Counif(判斷區(qū)域,條件)

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

No.3:Pivot Table?數(shù)據(jù)透視表

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選定源數(shù)據(jù)–“插入”–“數(shù)據(jù)透視表”,彈出數(shù)據(jù)透視表的對(duì)話框。數(shù)據(jù)透視表可以插入到新建的 Sheet 頁,也可以在當(dāng)前 Sheet 中插入。本例中,我們選擇的是在新 Sheet 中插入數(shù)據(jù)透視表,可以看一下數(shù)據(jù)透視表的界面。

?【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

左邊是數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)展示部分,靠右邊是數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表字段又分為上下兩部分:

1、上面顯示的是數(shù)據(jù)透視表目前的字段,都是源數(shù)據(jù)第一行的標(biāo)題(日期、銷售員)。

2、下面分成了4個(gè)部分:篩選器、列、行、值;我們可以把上方的字段鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到這4部分里面。

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是時(shí)候扔掉你的鼠標(biāo)了

CTRL+1:調(diào)出“單元格格式”對(duì)話框。我們都知道調(diào)整單元格格式是非常頻繁的操作,利用這個(gè)快捷鍵,能夠?yàn)槲覀児?jié)省非常多的時(shí)間。

CTRL+2:將選定內(nèi)容加粗,或者取消加粗

CTRL+3:將選定內(nèi)容傾斜,或者取消傾斜

CTRL+4:將選定內(nèi)容加上或者取消下劃線

CTRL+5:將選定內(nèi)容加上或者取消刪除線

CTRL+9:隱藏選定的

CTRL+0:隱藏選定的

CTRL+HOME:光標(biāo)定位到工作簿的第一個(gè)單元格

CTRL+END:光標(biāo)定位到工作簿有數(shù)據(jù)范圍整體區(qū)域的最后一個(gè)單元格

CTRL+向右箭頭:光標(biāo)定位到該行有數(shù)據(jù)存在的第一個(gè)單元格,如果該行無數(shù)據(jù),則跳到該行最后一個(gè)單元格

CTRL+向下箭頭:光標(biāo)定位到該列向下有數(shù)據(jù)存在的第一個(gè)單元格,如果該行無數(shù)據(jù),則跳到該列最后一個(gè)單元格,CTRL+其他箭頭的功能與此類此

CTRL+SHIFT+向下箭頭:從當(dāng)前單元格開始,向下選中所有單元格,直到第一個(gè)有數(shù)據(jù)存在的單元格為止,其他箭頭功能與此類似。

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